Pasos para la Planificación de un Evento

Que se puede hacer?

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,.

Organización…

¿Cómo se va hacer?

Se determina la estructura de acciones:

§  Funciones,

§  Asignación de Jerarquías, y

§  Puestos de trabajo.

Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.

Integración y coordinación:

¿Con qué – con quién?

Acciones a desarrollar:

§  Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos.

§  Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos)

§  Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento

Operación…

Es la puesta en marcha del evento.

§Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista.

§Articular la calendarización con el presupuesto.

Evaluación…

¿Cómo se hizo?

§Posterior a la finalización del evento

§Medición de resultados.

§Definir estrategias de recolección de datos.

§Encargados de la evaluación

§Aprovechar los resultados