martes, 12 de marzo de 2013

Organización de Eventos…


La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Son acontecimientos programados que responden a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Por lo general, responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen prefijados objetivos, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de la plantación.

Otra Definición.....

Los eventos son acontecimientos sujetos a la gestión gerencial y, en consecuencia, a la aplicación de metodologías y técnicas específicas, con fines informativos y/o comunicacionales, que persiguen propósito determinado en función de la misión y de los objetivos de la organización.

Panorama de la Industria de los Eventos…



EVENTOS
Actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivo y otras reuniones asimilables a éstas (jornadas, encuentros, conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos, reuniones sociales) convocadas por motivos profesionales y/o asociativos.

La industria de las reuniones se ha convertido en una fuente de ingresos, trabajos y prestigio relativamente reciente para las grandes ciudades y los centros vacacionales.
En esta industria, la red de comunicaciones es extraordinariamente amplia y veloz y los recuerdos abundantes.
Las experiencias favorables de los participantes de un evento, pueden derivar en un futuro viaje de placer o de negocios lucrativos.


Evento...


UN EVENTO ES ÚNICO E IRREPETIBLE…

Turismo de Convenciones...


El turismo de convenciones y congresos es uno de los segmentos del sector que garantiza un dinamismo económico de un país, y así lo demuestran los índices que países como Colombia, México, Argentina y Brasil manejan anualmente beneficiando su económia de manera directa.

Este tipo de turismo moviliza a un grupo de empresarios, ejecutivos, comerciantes y otros profesionales con el objetivo de ampliar sus conocimientos en eventos que se relacionan con su profesión directamente.

Además, este tipo de turismo es utilizado por los ejecutivos para captar potenciales clientes o cerrar negocios. Son clientes que suelen ser de un alto poder adquisitivo, contrario al turista que viene a disfrutar de vacaciones en un hotel todo incluido.


El Mercado de Eventos en Colombia…


§Las ciudades que más eventos organizan en Colombia son: Bogotá (52%), Cartagena (22%), Medellín (15%) La participación promedio durante el año 2008, fue de 250 personas.
§Las temáticas más comunes son: Medicina (30%), Administración (16%), Mercadeo (9%), Educación (5%).
§El 48% de los Eventos, se llevaron a cabo en Hoteles de ciudad, el 16% en Centros de Convenciones, el 7% en clubes, el 4% en Resorts y el 3% en otras locaciones. La duración promedio de los eventos es de 2.25 días.

El auge de las reuniones y tendencias de la industria...


ü  Los deportes
ü  El transporte aéreo
ü  Las asociaciones de profesionales
ü  La estabilidad económica
ü  Las necesidades de actualización
ü  Globalización                
ü  Ciudades de segunda línea
ü  Crecimiento de C. C.
ü  Organizadores de eventos
ü  -Organizadores independientes - Compañías de administración de asociaciones - Compañías de administración de destinos - Casas de viajes de incentivos - Agencias de viajes
ü  Incremento del uso de la tecnología - Internet - Fax - Video conferencia - Tecnología en sala - Código de barras
ü  Administración de ingresos

Instalaciones para reuniones...


       Hoteles
ü  All Suites
ü  Resort
ü  De Centro de Ciudad
ü  Suburbanos
ü  Aeropuerto
ü Motor hoteles
ü  Condominios
• Barcos cruceros
• Universidades
• Empresas
• Centros Especializados
• Centros de Convenciones
• Centros de Conferencias
• Otros Venues

Ley 300 de 1996 – Art. 100


“DE LOS OPERADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS, FERIAS Y CONVENCIONES.


Son operadores profesionales de congresos, las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones similares, en sus etapas de gerenciamiento, planeación, promoción y realización, así como a la asesoría y/o producción de estos en forma total o parcial.”


Algunos Ejemplos…

NOMBRE:
CONFERENCIA
TIPO:
1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
1. Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un cuerpo constitucional
2. Exposición de un tema particular por parte de un experto ante un auditorio.
OBJETIVO:
1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar decisiones.
2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista con unos asistentes interesados
DURACIÓN:
1. Sin límite, por lo general muy corta
2. No debe sobrepasar una hora y media
PARTICIPACIÓN:
1. No tiene límite, pueden ser 2 o 15000 personas. Asisten las
máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión
2. No tiene límite. Asisten personas interesadas en el tema
PROTOCOLO:

1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes
2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y
el conferencista


NOMBRE:
COMITÉ Y/O COMISIÓN
TIPO:
1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un tema determinado
2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de trasmitir las conclusiones a la plenaria, para su eventual aprobación
OBJETIVO:
: 1 - 2. Permitir más agilidad en el desarrollo del programa y aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones sobre un tema particular
DURACIÓN:
1. Sin límite, puede ser permanente 2. Muy corta, generalmente está relacionada con la duración de la actividad citada
PARTICIPACIÓN:
1. Limitada. Deben ser muy pocas personas 2. Limitada a los especialistas en el tema
PROTOCOLO:
1- 2. Un coordinador que presida


NOMBRE:
SIMPOSIO
TIPO:
No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, sin discusión
Entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio de preguntas.
OBJETIVO:
Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una Participación activa de los asistentes. No necesariamente debe llegarse a un acuerdo
DURACIÓN:
Muy corta, máximo dos días
PARTICIPACIÓN:
Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas
PROTOCOLO:
Ninguno. Siempre requiere de un moderador