martes, 12 de marzo de 2013

Ley 300 de 1996 – Art. 100


“DE LOS OPERADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS, FERIAS Y CONVENCIONES.


Son operadores profesionales de congresos, las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones similares, en sus etapas de gerenciamiento, planeación, promoción y realización, así como a la asesoría y/o producción de estos en forma total o parcial.”


Algunos Ejemplos…

NOMBRE:
CONFERENCIA
TIPO:
1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
1. Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un cuerpo constitucional
2. Exposición de un tema particular por parte de un experto ante un auditorio.
OBJETIVO:
1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar decisiones.
2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista con unos asistentes interesados
DURACIÓN:
1. Sin límite, por lo general muy corta
2. No debe sobrepasar una hora y media
PARTICIPACIÓN:
1. No tiene límite, pueden ser 2 o 15000 personas. Asisten las
máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión
2. No tiene límite. Asisten personas interesadas en el tema
PROTOCOLO:

1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes
2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y
el conferencista


NOMBRE:
COMITÉ Y/O COMISIÓN
TIPO:
1. Deliberativa, Nacional o Internacional
2. No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un tema determinado
2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de trasmitir las conclusiones a la plenaria, para su eventual aprobación
OBJETIVO:
: 1 - 2. Permitir más agilidad en el desarrollo del programa y aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones sobre un tema particular
DURACIÓN:
1. Sin límite, puede ser permanente 2. Muy corta, generalmente está relacionada con la duración de la actividad citada
PARTICIPACIÓN:
1. Limitada. Deben ser muy pocas personas 2. Limitada a los especialistas en el tema
PROTOCOLO:
1- 2. Un coordinador que presida


NOMBRE:
SIMPOSIO
TIPO:
No deliberativa, Nacional o Internacional
DEFINICIÓN:
Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, sin discusión
Entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio de preguntas.
OBJETIVO:
Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una Participación activa de los asistentes. No necesariamente debe llegarse a un acuerdo
DURACIÓN:
Muy corta, máximo dos días
PARTICIPACIÓN:
Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas
PROTOCOLO:
Ninguno. Siempre requiere de un moderador

Reuniones profesionales…




Estructura organizacional… 


COMITES ASESORES…

COMITÉ ORGANIZADOR: Conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado de supervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.
COMITÉ TÉCNICO: Se encarga de la temática del evento:
Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a cabo el proyecto.)
El Programa (detalle de día y hora de cada actividad)
Conclusiones (al cerrarse el debate se tendrá preparado un pequeño discurso).
 
COMITÉ COMERCIAL: Publicidad (difundir al público objetivo o general sobre el evento a través de medios de comunicación ya sea masivos o especializados)
Marketing Directo (es el dialogo mutuo, directo, especializado y diferencial hacia los socios, patrocinadores e información pública)
Folletos Promocionales (pueden ser dípticos o trípticos)
COMITÉ ADMINISTRATIVO: Se encarga de los Permisos, Licencias, Acreditaciones, Contratos
 Presupuesto General,  Seguros.
COMITÉ COMUNICACIONAL: Comunicación Externa: Invitaciones 10 días mínimos antes del evento, Carta de agradecimiento, diplomas o certificados a los expositores, conferencistas, figura/personalidad)
Comunicación Interna: Carpeta de prensa (incluye programa, folletos, publicidad, carta de los anfitriones de agradecimiento e info general.)
COMITÉ OPERATIVO: Se encarga de  los equipos y materiales,  Ambientación y Escenografía,  Montaje y Desmontaje,  Centro de Operaciones o Transporte, Seguridad.




Logística, administración financiera y evaluación de eventos…


Pasos para la Planificación de un Evento



Que se puede hacer?

Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.,.

Organización…


¿Cómo se va hacer?
Se determina la estructura de acciones:
§  Funciones,
§  Asignación de Jerarquías, y
§  Puestos de trabajo.
Nos permitirá realizar el organigrama y definir los cargos y/o perfiles.
Integración y coordinación:

¿Con qué – con quién?
Acciones a desarrollar:
§  Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos.
§  Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos)
§  Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento

Operación…

Es la puesta en marcha del evento.
§Verificar que lo planificado se haga en la forma prevista.
§Articular la calendarización con el presupuesto.

Evaluación…

¿Cómo se hizo?
§Posterior a la finalización del evento
§Medición de resultados.
§Definir estrategias de recolección de datos.
§Encargados de la evaluación
§Aprovechar los resultados



Planeación y organización…



Porque se va hacer?



Quien es el cliente?

PERSONAS NATURALES INDIVIDUALES

PERSONAS NATURALES EN GRUPO
PERSONAS JURÍDICAS OFICIALES

PERSONAS JURÍDICAS PRIVADAS
Género
Edad
Estado civil
Estrato socio-económico
Localización geográfica
Hábitos de compra
Naturaleza jurídica
Trayectoria comercial
Estructura empresarial
Directivos
Actividad – Sector
Tamaño
Localización

Cuando se va a hacer?

§ Clase de Participantes
§ Objetivos del Evento
§ Costos, temporadas, clima

Dónde se va a hacer?


§ Tipo y Objetivos de la Reunión
§ Clase de Participantes
§ Localización Geográfica
§ Transporte
§ Capacidad Económica
§ Salones de Reunión
§ Atractivos Turísticos
§ Otros Eventos
§ Facilidades
§ Hoteles

Cómo se va a hacer?

ACTIVIDADES ESPECIALES
-Alimentos y bebidas
-Deportivas, recreativas y turísticas
FACILIDADES
- Equipo
- Servicios especializados
- Material Impreso
PROMOCIÓN
- Difusión
- Comercialización
SERVICIOS DE APOYO
- Oficinas de Convenciones y Visitantes
- Líneas aéreas
- Agencias de Viajes
PERSONAL DE ATENCIÓN
- Selección
- Honorarios y condiciones
- Capacitación
CONTROLES Y REGLAMENTOS
- Orden
- Disciplina



Cuánto va a costar?